Kennisbank - Tenderen
Tenderen is een vak. Het vraagt om strategisch inzicht, kennis van beoordelingssystematiek en het vermogen om plannen concreet en overtuigend te maken. In deze kennisbank leggen we de belangrijkste begrippen uit rondom EMVI, beoordelingscriteria, tenderplannen en het volledige tenderproces. Helder, praktisch en toepasbaar.
Hier vind je alles wat je moet weten om sterker te tenderen en beter te begrijpen hoe opdrachtgevers beoordelen.
Wat is EMVI
Wat betekent EMVI
EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Het is een beoordelingsmethodiek waarbij een opdrachtgever niet alleen kijkt naar de laagste prijs, maar naar de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit.
Bij EMVI kan een inschrijving met een hogere prijs winnen wanneer de kwaliteit aantoonbaar beter is. De beoordeling vindt plaats op basis van vooraf vastgestelde criteria. Daarmee wordt transparant bepaald welke inschrijving de meeste meerwaarde biedt.
Wat wordt onder kwaliteit verstaan
Kwaliteit gaat over de manier waarop een project wordt uitgevoerd en beheerst. Denk aan risicobeheersing, planning, omgevingsmanagement, samenwerking en duurzaamheid. De exacte invulling verschilt per project en staat beschreven in de aanbestedingsdocumenten.
Belangrijk is dat kwaliteit concreet en projectspecifiek wordt onderbouwd. Algemene formuleringen leveren zelden een hoge score op.
Waarom opdrachtgevers voor EMVI kiezen
Opdrachtgevers willen zekerheid. Ze zoeken een partij die laat zien het project te begrijpen en risico’s beheerst kan uitvoeren. EMVI maakt het mogelijk om die zekerheid vooraf te beoordelen.
Samengevat
EMVI is een beoordelingsmethodiek waarin prijs en kwaliteit samen bepalen wie wint. Niet de laagste prijs is doorslaggevend, maar de inschrijving die de beste balans biedt tussen kosten en beheersing.
Hoe werkt een EMVI-beoordeling
Beoordeling van prijs en kwaliteit
Een EMVI-beoordeling bestaat uit twee onderdelen: prijs en kwaliteit. Beide onderdelen worden afzonderlijk beoordeeld en vervolgens samengevoegd tot één totaalscore.
De kwaliteit wordt beoordeeld door een commissie aan de hand van vooraf vastgestelde beoordelingscriteria. Deze criteria beschrijven waar de opdrachtgever waarde aan hecht, bijvoorbeeld risicobeheersing, planning, duurzaamheid of samenwerking.
Van kwaliteit naar score
De kwaliteitsscore wordt meestal vertaald naar een puntensysteem of een fictieve korting. Daarmee wordt kwaliteit rekenkundig vergelijkbaar gemaakt met prijs. Vervolgens worden prijs en kwaliteit gecombineerd tot een eindrangschikking.
De inschrijving met de hoogste totaalscore wint de tender.
Wat dit betekent voor inschrijvers
Een hoge score vraagt om concrete en projectspecifieke plannen. Beoordelaars kijken kritisch naar onderbouwing, samenhang en realisme. Algemene of standaardteksten leveren weinig onderscheid op.
Samengevat
Een EMVI-beoordeling combineert prijs en kwaliteit in één eindscore. Niet de laagste prijs wint, maar de inschrijving die op beide onderdelen het sterkst scoort.
Hoe ziet het tenderproces eruit
Publicatie en voorbereiding
Het tenderproces start met publicatie van de aanbesteding. In deze fase wordt duidelijk wat de opdrachtgever vraagt en welke criteria worden gehanteerd. Soms gaat hier een selectiefase aan vooraf waarin partijen zich eerst moeten kwalificeren.
Vraagfase en planvorming
Na publicatie volgt de vragenronde. Via de Nota van Inlichtingen kunnen inschrijvers verduidelijking vragen over de uitvraag. De antwoorden maken officieel onderdeel uit van de aanbesteding.
Daarna begint de planfase. Het tenderteam analyseert de uitvraag, bepaalt de strategie en werkt de kwaliteitsplannen uit.
Beoordeling en gunning
Na indiening beoordeelt een commissie alle inschrijvingen. Op basis van prijs en kwaliteit wordt een rangorde opgesteld. De opdrachtgever gunt het project aan de partij met de hoogste score.
Samengevat
Het tenderproces verloopt in vaste stappen: publicatie, vragenronde, planvorming, beoordeling en gunning. Wie het proces begrijpt, kan gerichter sturen op kwaliteit en resultaat.
Wat zijn gunningscriteria
Wat wordt ermee bedoeld
Gunningscriteria zijn de onderdelen waarop een inschrijving wordt beoordeeld. Ze maken duidelijk wat de opdrachtgever belangrijk vindt binnen het project.
Er zijn meestal prijscriteria en kwaliteitscriteria. De kwaliteitscriteria kunnen betrekking hebben op risicobeheersing, planning, duurzaamheid, samenwerking of omgevingsmanagement.
Waarom ze bepalend zijn
Elk criterium heeft een weging. Dat betekent dat sommige onderdelen zwaarder meetellen dan andere. De criteria vormen daarmee het beoordelingskader voor de gehele inschrijving.
Een winnende inschrijving sluit aantoonbaar aan op deze criteria. Elk antwoord moet herleidbaar zijn tot wat gevraagd wordt. Wie schrijft vanuit eigen aannames in plaats van vanuit de criteria, verliest punten.
Samengevat
Gunningscriteria bepalen hoe een tender wordt gelezen en gewaardeerd. Wie de criteria goed analyseert en vertaalt naar concrete maatregelen, vergroot de kans op een hoge score.
Wat is fictieve korting
Wat betekent fictieve korting
Fictieve korting is een rekenmethode waarmee kwaliteit wordt meegewogen in de beoordeling van een tender. De korting is niet daadwerkelijk van toepassing op de inschrijfprijs. Het is een beoordelingsinstrument.
Binnen EMVI-systematiek wordt de behaalde kwaliteitsscore omgerekend naar een fictief bedrag dat in mindering wordt gebracht op de inschrijfprijs. Hierdoor ontstaat een vergelijkbare eindscore waarin prijs en kwaliteit samenkomen.
Waarom wordt het toegepast
Opdrachtgevers gebruiken fictieve korting om kwaliteit objectief te kunnen vergelijken. Het maakt inzichtelijk hoeveel waarde wordt toegekend aan een sterke kwalitatieve inschrijving.
Een hogere kwaliteitsscore leidt tot een hogere fictieve korting en dus een gunstigere positie in de rangorde.
Wat dit vraagt van inschrijvers
Alleen concrete, onderbouwde en projectspecifieke plannen leveren daadwerkelijk voordeel op. Algemene beschrijvingen zonder duidelijke maatregelen of effect leiden zelden tot een hoge korting.
Samengevat
Fictieve korting is een rekenkundige manier om kwaliteit mee te nemen in de prijsvergelijking. Het beloont inschrijvingen die aantoonbaar meer zekerheid en beheersing bieden.
Waarom wint niet altijd de laagste prijs
De rol van EMVI
Binnen traditionele aanbestedingen werd vaak gestuurd op de laagste prijs. Bij EMVI-tenders staat echter de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit centraal.
Dat betekent dat een hogere prijs kan winnen wanneer de kwaliteit aantoonbaar beter is en meer zekerheid biedt over uitvoering en risico’s.
Waarom prijs alleen onvoldoende is
Een lage prijs zonder overtuigende onderbouwing kan vragen oproepen over haalbaarheid en risicobeheersing. Opdrachtgevers willen voorkomen dat zij tijdens de uitvoering geconfronteerd worden met meerwerk, vertraging of kwaliteitsproblemen.
Kwaliteit laat zien hoe risico’s worden beheerst, hoe samenwerking wordt ingericht en hoe het project binnen planning en budget blijft.
Wat dit betekent voor inschrijvers
Alleen concurreren op prijs is zelden voldoende. Een goed doordachte strategie en sterk onderbouwd plan maken vaak het verschil in de eindbeoordeling.
Samengevat
Niet de laagste prijs wint, maar de inschrijving die de beste balans biedt tussen kosten, beheersing en vertrouwen.
Wat is een tenderplan
Doel van een tenderplan
Een tenderplan is het document waarin een inschrijver uitlegt hoe het project wordt uitgevoerd en beheerst. Het vormt de basis voor de kwaliteitsbeoordeling binnen een EMVI-tender.
In het plan wordt beschreven hoe wordt omgegaan met risico’s, planning, samenwerking, duurzaamheid en omgevingsmanagement. De inhoud is direct gekoppeld aan de beoordelingscriteria.
Wat een goed tenderplan kenmerkt
Een sterk tenderplan is concreet, logisch opgebouwd en volledig afgestemd op de uitvraag. Het beschrijft niet alleen wat er wordt gedaan, maar ook waarom deze aanpak passend is voor dit specifieke project.
Algemene teksten of standaardformats zonder projectspecifieke onderbouwing scoren zelden hoog.
Het belang van structuur en onderbouwing
Beoordelaars lezen meerdere plannen in korte tijd. Een duidelijke structuur, heldere argumentatie en aantoonbare beheersmaatregelen vergroten de overtuigingskracht.
Samengevat
Een tenderplan is geen marketingdocument, maar een inhoudelijke onderbouwing van aanpak en beheersing. Het laat zien dat de inschrijver het project begrijpt en uitvoerbaar maakt.
Wat zijn veelgemaakte tenderfouten
Gebrek aan analyse en strategie
Veel tenders worden verloren voordat ze inhoudelijk sterk zijn beoordeeld. De oorzaak ligt vaak in een gebrekkige analyse van de uitvraag. Wanneer een tenderteam onvoldoende stilstaat bij de vraag achter de vraag, ontstaat er geen duidelijke winnende strategie.
Zonder scherpe positionering blijft een inschrijving algemeen en weinig onderscheidend.
Te algemeen en onvoldoende onderbouwd
Een veelgemaakte fout is het gebruik van standaardteksten. Plannen blijven op hoofdlijnen en missen concrete maatregelen die aansluiten op het specifieke project. Ook worden risico’s soms benoemd zonder duidelijke beheersmaatregelen.
Beoordelaars zoeken juist naar projectspecifieke keuzes, logica en onderbouwing.
Gebrek aan structuur en controle
Een onduidelijke opbouw of inconsistent verhaal maakt het lastig om punten toe te kennen. Daarnaast wordt interne kwaliteitscontrole regelmatig onderschat, waardoor fouten of onvolledigheden blijven staan.
Samengevat
Tenderfouten ontstaan meestal door gebrek aan analyse, focus en onderbouwing. Wie de uitvraag scherp vertaalt naar concrete en gestructureerde plannen, vergroot de kans op een hoge score.
Wat is een Nota van Inlichtingen
Doel van de Nota van Inlichtingen
De Nota van Inlichtingen is het document waarin de opdrachtgever antwoorden geeft op vragen van inschrijvers. Tijdens de vragenronde kunnen partijen onduidelijkheden in de uitvraag voorleggen. De antwoorden worden gebundeld en anoniem gepubliceerd.
De Nota maakt officieel onderdeel uit van de aanbestedingsdocumenten.
Waarom dit document cruciaal is
Antwoorden in de Nota kunnen verduidelijkingen of aanpassingen bevatten die directe invloed hebben op de inschrijving. Soms worden eisen aangescherpt, versoepeld of anders geïnterpreteerd dan oorspronkelijk gedacht.
Het negeren van de Nota van Inlichtingen kan leiden tot een onjuiste interpretatie van de criteria en daarmee tot puntverlies.
Wat dit betekent voor inschrijvers
Na publicatie van de Nota moet het tenderteam controleren of de strategie of plannen moeten worden aangepast. De inhoud is bindend en weegt mee in de beoordeling.
Samengevat
De Nota van Inlichtingen verduidelijkt en concretiseert de uitvraag. Wie deze zorgvuldig analyseert en verwerkt, voorkomt fouten en versterkt de inschrijving.
Wat is een selectiefase
Wat houdt een selectiefase in
Een selectiefase is een voorronde binnen een aanbesteding waarin de opdrachtgever bepaalt welke partijen een volledige inschrijving mogen indienen. Dit wordt vaak toegepast bij grotere of complexere projecten.
In deze fase tonen partijen hun geschiktheid aan op basis van ervaring, referentieprojecten en organisatorische capaciteit.
Waarom opdrachtgevers hiervoor kiezen
Een selectiefase beperkt het aantal inschrijvers. Hierdoor kan de opdrachtgever de beoordeling beheersbaar houden en wordt alleen gewerkt met partijen die aantoonbaar geschikt zijn voor het project.
Dit verhoogt de kwaliteit van de uiteindelijke inschrijvingen.
Wat dit betekent voor inschrijvers
De selectiefase is bepalend. Alleen geselecteerde partijen krijgen toegang tot de daadwerkelijke tenderfase. Een sterke en relevante onderbouwing van ervaring en expertise is daarom essentieel.
Samengevat
De selectiefase bepaalt wie mag inschrijven. Het is de eerste toets op geschiktheid en daarmee een cruciale stap in het tenderproces.